V tomto článku společně projdeme skrz naskrz téma, které by se mělo stát alfou omegou všech náborářů, headhunterů a recruiterů. Patří do série “Sedm tipů pro headhunting jednou ranou“ a jmenuje se – Udržování pipeliny kandidátů.
Panebože! Je to úplný základ, který všichni dobří personalisté musí dodržovat. Skoro se mi chce říct: „Odteď je to jedno z vašich přikázání!“
A proč by se tohle téma mělo stát písmem svatým recruitmentu?
- Pro obsazení jednoho člověka do firmy je dnes zapotřebí oslovit kvanta kandidátů. A ruku na srdce – kolika z vás se podařilo vykouzlit placement jen třeba z 5 oslovených lidí? Dříve možná ano… ale dnes je zapotřebí přijít do kontaktu s desítkami kandidátů, abychom našli několik perfektních fitů [čti: kandidátů], které pošleme do finálních kol.
- Udržování pipeliny kandidátů vám pomůže s dodržováním všech slibů, které padnou během výběrového řízení s kandidátem. Takže už žádné: „Odvolávám, co jsem odvolal, slibuji, co jsem slíbil.“
- Dnes už nejsou výjimkou ani případy, kdy se kandidátům neozve se zpětnou vazbou ani ta nejlepší korporace, u které byste si řekli, že správně nastavená komunikace s uchazečem je základem nepsaného kodexu chování. Prostě boží dopuštění!
- Na mou věru, setkal jsem se i s případem, kdy kandidát na C-level pozici nedostal po absolvování třech kol výběrového řízení žádnou odpověď. Sám poté musel volat, aby se dozvěděl, že se nakonec pozice zrušila. A důvod, proč se mu neozvali? Prostě zapomněli… Pro smilování boží, to je Sodoma Gomora!
Důvody, za které se na personalisty snáší nejvíc kritiky, jsou přitom právě nekomunikace a neposkytování zpětné vazby.
S tím teď uděláme amen!
Udržovat si všechny procesy a úkony správně nastavené není vůbec těžké. Existuje jednoduchý nástroj, který je skvěle zpracovaný a v základní verzi zcela zdarma. Používám ho setsakramentsky dlouho a nikdy jsem nepotřeboval doplatit cokoliv navíc.
Můžete mi oponovat, že pipeliny kandidátů si můžete spravovat ve firemním ATS. Ale ne všechny společnosti ATSkem disponují. I v dnešní době existují firmy, které vám řeknou: „Tady máš Excel a… SBOHEM.”
Můžete mi oponovat, že si pipeliny kandidátů udržujete v rámci Projektů na LinkedInu. Jenže tuto funkcionalitu podporují verze LinkedIn Recruiter Lite a LinkedIn Recruiter. Kromě personálních agentur se firmám do těchto nástrojů nechce moc investovat. Patří totiž k těm znatelně dražším. Takže co vám zbývá…?
Je tu nástroj zvaný TRELLO. A je fakt boží!
Stáhnete si ho na trello.com nebo vy co máte jabko, teď nemyslím to, které měl Adam s Evou zakázané… Apple naopak doporučuji – zkrátka na App Storu je přímo apka Trello.
Krok po kroku, jak založit novou nástěnku nebo sloupec, vám vysvětlovat nebudu… K tomu vám poslouží tutoriál na YouTube. Ale myslím, že ani ten potřebovat nebudete, protože všechno je uživatelsky intuitivní.
Zaměříme se na samotnou práci s pipelinou kandidáta.
V prvním červeném sloupci PrintScreenu uvidíte všechny mé pracovní prostory (nástěnky). Dále jsou na obrazovce “Pipeliny kandidátů”.
Můj doporučený postup, jak s Trellem v rámci této sekce pracovat je následující:
- Vytvořte si takové množství sloupců, kolik v současné chvíli obsazujete pracovních pozic. Trello umožňuje neomezené množství sloupců, ale jako optimum doporučuji šest. Pokud patříte ke “šťastlivcům“ z agentur, kteří na sobě mají 15 až 20 otevřených pozic, jde to samozřejmě také… Ale musíte obětovat přehlednost, protože budete rolovat nástěnkou pro viditelnost dalších sloupců sem a tam.
- Pojmenujte si jednotlivé sloupce podle obsazované pozice. Každý sloupec vám umožňuje vytvořit neomezené množství karet, což jsou jednotlivé části sloupce.
- Takže u každé pozice si vytvořte karty, které budou představovat statusy výběrového řízení, ve kterých se vaši kandidáti budou nacházet. Každá firma a každá pozice to může mít samozřejmě úplně jinak. Ale předpokládám, že kandidát absolvuje nějaký prescreening, v případě fitu postupuje do prvního, druhého, a pokud nad ním stojí všichni svatí, tak i do závěrečného kola. Pak logicky následuje buď nabídka nebo KANDIDÁT MUSÍ DOSTAT ZPĚTNOU VAZBU O ZAMÍTNUTÍ.
- Každou kartu si můžete barevně označkovat. V Trellu se tomu říká štítek a můžete si ho i dál nadepsat. Já tuto funkci používám spíše z důvodu určitých rozdělovníků, které zajistí přehlednost celého sloupce.
- Karty doporučuji nazvat jmény kandidátů a můžete je libovolně posouvat dle statusu výběrového řízení. Pokud budete chtít využívat pokročilejší funkce, tak na kartu s kandidátem dvakrát klikněte a celá se vám rozbalí.
- Data na kartě. Skoro každý z nás má Google kalendář, takže datum a čas, kdy máte s kandidátem naplánovaný prescreening nebo první kolo výběrového řízení je tady trochu navíc… Co už ale v Google kalendáři mít pravděpodobně nebudete, je termín přiměřené doby, kdy kandidáta zamítnout nebo mu naopak po vyhraném výběrku dát nabídku. Jde nejen o slušnost a respekt, který tím kandidátovi vyjadřujete, v případě, že ho musíte poslat k šípku, ale také správné načasování, aby kandidát nestihl utéct za jinou nabídkou, pokud o něj máte zájem.
- Veškeré poznatky o kandidátovi si zapisujte do popisu, a to včetně odkazu na LinkedIn profil, poznámek z prescreeningu nebo výběrových řízení. Budete tak mít všechno hezky pohromadě.
- Příloha je ideální místo pro uložení CV, motivačního dopisu, case-studies a dalších materiálů.
- Pozice nám přibývají, ubývají… známe to všichni. Pro minimalizování chaosu na nástěnce doporučuji jednotlivé sloupce (nebo i karty) archivovat. Archivace je lepší než vymazání. Vzpomeňte si na to, až budete dělat třeba statistiky za konkrétní období (na této pozici jsem měl v minulosti tolik a tolik prescreeeningů, vyprofilovalo se mi X lidí do prvního, a Y kandidátů do druhého kola).
Tři tečky, které jsem vám zvýraznil červeným orámování, vám otevřou nabídku s možností sloupec nebo kartu archivovat, případně i zkopírovat. Kopírování sloupců se vám bude hodit při zakládání schémat otevřených pozic. Dost to urychluje práci.
- Stejné tři tečky najdete ještě vpravo nahoře hned vedle fotky vašeho profilu/případně u iniciály vašeho jména. Po prokliknutí tohoto pole vyberte možnost “Archivované položky” a jednoduše si vaše sloupce nebo karty znovu vzkřísíte.
Tak doufám, že si tohle všechno vezmete k srdci a budete si každý den před spaním opakovat Otčenáška: VŠICHNI KANDIDÁTI MUSÍ DOSTAT ZPĚTNOU VAZBU! Protože jestli ne, tak vám ani zpověď na mém LinkedInu nepomůže a čeká vás náborářského peklo.
